O eterno dilema: existe um tempo ideal para uma reunião produtiva

Por Pedro Signorelli

Quem nunca ouviu aquela velha frase: “essa reunião poderia ter sido resolvida com um e-mail”? Ou então participou de um call com o time que durou muito mais do que o esperado? Por esses e outros motivos, é comum, no mundo corporativo, se perguntar se existe um tempo ideal para a realização de uma reunião que seja produtiva e não cansativa?

A verdade é que o fundamental para que se possa considerar uma reunião produtiva é quando se consegue debater todos os pontos da pauta, que não tenha ficado nenhuma dúvida, e que tenham sido alinhados os próximos passos. Para isso, o mais importante antes de chamar o time para um link do zoom ou para a sala de reuniões é “identificar o seu propósito”. O tempo de um call deve ser sempre definido em função da pauta e não o contrário.

Um trabalho realizado pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft descobriu que participar de quatro horas de reuniões sem intervalo, por exemplo, gera um pico na atividade beta do cérebro, associada a níveis elevados de estresse. Além disso, uma pesquisa feita pela Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, indica que os funcionários gastam em média 18 horas por semana em reuniões. Além disso, uma pesquisa do MIT Sloan, indicou que as pessoas gastam hoje mais de 85% de seu tempo em reuniões. Penso que esse seja um tempo exagerado em demasia.

Infelizmente, muito por conta do modo adotado pelas companhias durante a pandemia, isso se tornou uma cultura estabelecida, se bobear marcamos reunião para marcar uma reunião. E, por isso, é importante que antes de agendar, saibamos qual a finalidade, assim, poderemos determinar, de forma mais assertiva, quem precisará estar lá para deliberar sobre o tema. Claro que em alinhamentos de conceitos, por exemplo, é importante a presença da maioria, senão de todos, pois do contrário a diferença na semântica pode atrapalhar a definição e execução das ações.

Um dos caminhos para que se saiba a real necessidade de um call de alinhamento, ou de definição de metas, é a gestão por OKRs (Objectives and Keys Results – Objetivos e Resultados Chaves). É o tipo de gestão que traz claro o propósito de cada ciclo – normalmente de três meses -, com a clara definição do que cada integrante do time deve fazer e o porquê dessa ação. Assim, geralmente reuniões são propostas para algum ajuste, visando o atingimento do que foi proposto. “Qual OKR esta reunião está impactando?” se demorar a responder já é um bom sinal. Uma típica estratégia de “comer o boi em bifes”, ou seja, as reuniões podem ser ajustadas para ir tratando partes do problema a ser endereçado.

*Pedro Signorelli é um dos maiores especialistas do Brasil em gestão, com ênfase em OKR. Já movimentou com seus projetos mais de R$ 2 bi e é responsável, dentre outros, pelo case da Nextel, maior e mais rápida implementação da ferramenta nas Américas. Mais informações acesse: http://www.gestaopragmatica.com.br/

Márcia de Britto