A colaboração em equipes oferece oportunidades quase infinitas quando se trata de compartilhar conhecimento, tomar decisões e resolver problemas de forma eficaz. O trabalho em equipe faz parte da vida cotidiana e ocorre em todos os setores e negócios.
Diante da necessidade de melhorar a colaboração e os fluxos de trabalho de documentos eletrônicos, equipes e empresas de qualquer porte buscam ferramentas confiáveis para facilitar a coautoria de conteúdo online. Algumas das soluções mais populares e conhecidas para edição e coedição de documentos em tempo real incluem o Microsoft Office Online e o Google Docs.
No entanto, existem outras opções que podem ajudá-lo a agilizar os fluxos de trabalho em sua equipe. Neste artigo, você encontrará uma breve visão geral de 4 ferramentas gratuitas e pagas para facilitar a colaboração de documentos entre os membros de sua equipe.
ONLYOFFICE Docs
Criado e desenvolvido pela Ascensio System SIA, uma empresa de desenvolvimento de software com sede na Letônia, ONLYOFFICE Docs oferece um pacote de escritório completo com editores colaborativos para documentos de texto, planilhas e apresentações acessíveis por meio de uma única interface.
A experiência de edição que você obtém usando o ONLYOFFICE Docs é bastante semelhante à oferecida pelo Microsoft Office. Todas as ferramentas de edição, formatação e colaboração são divididas em guias localizadas na barra de ferramentas superior. Familiarizar-se com a interface não levará muito tempo, pois é muito intuitivo.
O ONLYOFFICE Docs é compatível nativamente com os formatos OOXML (DOCX, XLSX e PPTX), o que permite abrir e editar qualquer documento do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. A solução vem com um conjunto completo de recursos para trabalho colaborativo – várias permissões de compartilhamento, dois modos de coedição, histórico de versões, alterações de rastreamento, comentários e um bate-papo integrado.
O ONLYOFFICE Docs é ótimo quando se trata de integração em ambientes de TI existentes. A suíte de escritório pode ser perfeitamente integrada em diferentes plataformas DMS e sistemas de compartilhamento de arquivos. Algumas das opções disponíveis incluem Nextcloud, ownCloud, SharePoint, Confluence, Seafile, Nuxeo, Alfresco, etc. Um aplicativo de desktop gratuito para Windows, Linux e macOS e aplicativos móveis gratuitos para iOS e Android aprimoram sua experiência de edição.
O ONLYOFFICE Docs se destaca entre outras soluções de colaboração de documentos porque é totalmente gratuito e de código aberto. Outra diferença é que o ONLYOFFICE vem como uma solução auto-hospedada que lhe dá controle total sobre seus dados.
Box
Box é uma plataforma segura de compartilhamento de documentos e ferramenta de plataforma colaborativa usada por algumas das principais empresas do mundo, como AstraZeneca, Morgan Stanley, Allstate, etc. Box costumava ser conhecido exclusivamente como um sistema de compartilhamento e armazenamento de arquivos, mas agora vem com documento recursos colaborativos que permitem aos usuários criar e editar documentos usando o Microsoft 365 e o Google Docs.
O Box possibilita a edição e coedição de documentos internos e externos e fornece armazenamento ilimitado de documentos no Box Drive. Quando você colabora com outros usuários em tempo real, todas as suas edições são salvas automaticamente na nuvem. Todos os comentários deixados por seus coautores são destacados com cores diferentes, o que torna o processo de colaboração o mais fácil possível.
Em comparação com as outras ferramentas de colaboração de documentos nesta lista, o Box oferece o maior número de integrações de aplicativos de terceiros. Atualmente, existem mais de 1.500 opções de integração, incluindo Salesforce, Zoom, Slack, Microsoft 365 e outros aplicativos populares. Por exemplo, quando integrado ao Zoom, o Box é a única solução desta lista capaz de fazer chamadas de áudio e vídeo.
Quando se trata de preços, a Box oferece planos tarifários flexíveis tanto para pessoas físicas quanto para empresas. O tarifário gratuito para um único utilizador vem com 10 GB de armazenamento e permite-lhe manter apenas 1 versão dos seus documentos. Para mais armazenamento e recursos colaborativos, você precisa atualizar para um plano tarifário pago.
Zoho Docs
Assim como outras soluções nesta lista, Zoho Docs é uma suíte de escritório on-line que fornece ferramentas para criar documentos, planilhas e apresentações diretamente no seu navegador da web. O Zoho Docs não apenas permite editar e manter seus documentos na nuvem, mas também permite que você carregue outros arquivos para seu armazenamento pessoal, como música, vídeo, imagens, etc..
O Zoho Docs vem com um sistema de gerenciamento de arquivos que permite criar pastas e subpastas para organizar todos os seus documentos e arquivos com mais eficiência. Você ainda tem permissão para criar grupos de equipe e compartilhar conteúdo em particular. A capacidade de organizar todos os seus arquivos por equipes, tipos de arquivo e autores facilita o acesso aos arquivos necessários em segundos.
Quando se trata de colaboração de documentos em tempo real, os usuários do Zoho podem compartilhar arquivos usando várias permissões de acesso, usar senhas para proteger informações confidenciais e até definir um cronômetro após o qual todos não poderão acessar o documento. O Zoho Docs também permite que os coautores conversem entre si em tempo real para facilitar todo o processo de colaboração.
O plano tarifário gratuito do Zoho vem com 5 GB de espaço de armazenamento gratuito e um aplicativo de desktop para Windows, macOS e Linux permite que você trabalhe em seu desktop ou laptop enquanto estiver offline. Todas as suas edições serão sincronizadas em todos os dispositivos.
Dropbox Paper
Em seu núcleo, Dropbox Paper é uma ferramenta de colaboração de documentos bastante semelhante ao Google Drive. A solução foi projetada para gerenciar projetos e documentos individualmente e em grupos. Uma das diferenças básicas em relação ao software do Google é que o Paper se limita a criar documentos de texto, enquanto o Google Drive oferece a capacidade de criar documentos de texto, planilhas, questionários e outros tipos de documentos de escritório. No entanto, o Drobox Paper oferece um amplo conjunto de modelos prontos para uso para documentos de texto, como atas de reuniões, sessões de brainstorming ou visões gerais de projetos, o que é muito conveniente em algumas situações.
Um de seus maiores pontos fortes é sua central de notificações, que te avisará quando alguém compartilhar um documento ou arquivo com você, quando deixar um comentário em um dos documentos compartilhados ou quando você for mencionado em outro projeto ou documento. De fato, quando você escreve comentários, cada um deles gera uma pequena caixa de bate-papo onde você pode conversar com outros coautores.
Cada documento e pasta que você cria no Paper é armazenado no Dropbox, e você deve ter uma conta do DropBox para acessar o Paper. No momento, o Paper não estabelece limites para o número de documentos que você pode criar e inclui um histórico ilimitado de versões e edições em cada um. A interface parece minimalista e incomum à primeira vista, mas você rapidamente se familiariza com ela.
O Dropbox Paper é gratuito, mas há muitos planos tarifários pagos do Dropbox. O mais barato para pessoas físicas custa US$ 9,99 por mês. A maior vantagem é que este tarifário oferece 2.000 GB de armazenamento, para que você possa manter quantos arquivos precisar sem se preocupar com espaço livre.
Conclusão
A colaboração de documentos on-line geralmente envolve a escolha das ferramentas de software certas. Se você sempre confiou no Google Docs ou no Microsoft Office Online, pode ser necessário dar uma olhada em soluções alternativas e tentar outra abordagem para a coautoria de documentos em tempo real. Esperamos que esta lista das melhores ferramentas de software para trabalho colaborativo o ajude a otimizar seus processos de colaboração e obter melhores resultados.
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