Tecnologia e controle financeiro: Por que elas devem usar o cartão de crédito corporativo

O cartão de crédito corporativo é uma das ferramentas mais eficientes que podem ser utilizadas para facilitar o controle financeiro do seu negócio.

A falta de controle e planejamento financeiro está entre as principais causas de falência entre startups e novos negócios no Brasil.

Por isso, o empresário que busca crescimento e deseja consolidar seu negócio no mercado precisa, antes de tudo, manter as contas em dia e monitorar os gastos.

Uma das ferramentas que podem ser utilizadas para alcançar esse objetivo é o cartão de crédito corporativo.

Com ele, startups e novos negócios conseguem monitorar e controlar despesas relacionadas ao trabalho de forma mais fácil e eficiente.

Porém, para que essa ferramenta realmente produza resultados positivos, você precisa utilizá-la da forma correta.

Quer descobrir como? Então, acompanhe os próximos tópicos.

Controle financeiro: o calcanhar de Aquiles dos empresários brasileiros

Antes de falar sobre a importância do cartão corporativo, precisamos lembrar alguns dados importantes sobre a mortalidade das empresas no Brasil.

De acordo com o Sebrae, a falta de planejamento prévio, os problemas na gestão empresarial e o comportamento inadequado do empresário diante do negócio são as principais causas de falência das empresas brasileiras.

Mas você sabe o que essas três causas têm em comum?

Todas elas são influenciadas por problemas no controle e planejamento financeiro do negócio. Isso explica porque quase 50% das empresas brasileiras fecham as portas antes de completar 5 anos de vida.

E quando o assunto é startup, o problema não é muito diferente. Apesar desse modelo de negócio estar em alta, quem investe nesse tipo de empresa também enfrenta desafios.

De acordo com outro estudo realizado pelo Sebrae, cerca de 50% das startups brasileiras fecham antes de completar 4 anos de vida.

Esses números são reforçados por outra pesquisa realizada pela PwC Brasil. O estudo mostrou que a falta de planejamento financeiro é considerada a segunda principal causa de falência de startups no país.

Essas informações só confirmam o que muita gente já sabe. Não basta ter uma excelente ideia, bons produtos ou serviços e até um excelente aporte de investimento, se a sua empresa não tiver controle financeiro.

Afinal, a falta de dinheiro e o endividamento comprometem o orçamento e ainda afasta potenciais investidores.

Porém, com as ferramentas certas e o controle financeiro adequado, é possível sair dessas estatísticas e consolidar seu negócio no mercado. Para isso, você vai precisar da ajuda de um cartão corporativo.

Como o cartão de crédito corporativo pode ajudar seu negócio?

O cartão de crédito corporativo funciona do mesmo jeito que um cartão de crédito comum, desses que você utiliza no seu dia a dia.

A grande diferença é que, como o próprio nome indica, o cartão corporativo deve ser utilizado apenas para pagar contas e despesas relacionadas às atividades empresariais.

Por exemplo: compras de materiais de divulgação, custeio de jantares com clientes, pagamento de despesas com viagem corporativa, entre outros objetivos.

Dessa forma, a empresa consegue centralizar os gastos corporativos numa única fatura ou em faturas relacionadas.

Além disso, ela tem um controle maior sobre as despesas, já que consegue acompanhar quais foram as compras e despesas pagas com o cartão de crédito.

Assim, fica mais fácil identificar problemas com gastos excessivos mais rápido e advertir o usuário do cartão sobre essas despesas inadequadas.

Na prática, isso permite que a empresa tenha um maior controle financeiro sobre seus gastos e melhore suas estratégias de uso de recursos.

Com isso, fica mais fácil definir onde investir dinheiro e o que fazer para economizar, sem abrir mão dos resultados.

Por conta dessas vantagens, a tendência é que o uso de cartão de crédito corporativo continue crescendo e que essa ferramenta se torne indispensável para o controle financeiro das empresas, inclusive das startups.

A maior vantagem do cartão de crédito corporativo

Com os cartões corporativos pré-pagos, fica bem mais fácil gerir os gastos da empresa, além disso, não é preciso uma análise de crédito. Sendo assim, não será preciso toda aquela burocracia dos bancos tradicionais ou o risco de ter o pedido do cartão negado. 

5 dicas para controlar os gastos da sua startup com cartão de crédito corporativo

Agora que você já conhece os benefícios do uso do cartão corporativo, está na hora de entender como essa ferramenta pode ser utilizada para beneficiar seu negócio. A Vexpenses preparou 5 dicas para você começar o seu planejamento de controle de gastos! 

Para isso, confira as dicas abaixo!

1- Centralize todas as despesas de trabalho num só lugar

Ao invés de reembolsar cada colaborador com o pagamento de despesas relacionadas ao trabalho, a própria empresa faz isso por meio do pagamento da fatura do cartão de crédito.

Isso facilita o trabalho do setor financeiro e o monitoramento de despesas.

Sendo assim, permita que seus funcionários utilizem o cartão corporativo para pagar as despesas de alimentação, hospedagem, passagens aéreas, traslados, km rodados, entre outros custos relacionados ao trabalho desses profissionais.

2- Monitore os gastos dos colaboradores

Não espere a fatura mensal chegar para acompanhar as despesas de quem usa o cartão de crédito corporativo.

O ideal é acompanhar as compras com o cartão à medida que ele for utilizado. Para isso, ative o recebimento de notificação sempre que alguma compra for realizada com esse cartão.

O alerta pode ser enviado para o e-mail do setor administrativo e/ou financeiro da empresa. Essa é uma forma simples e prática de monitorar as transações, evitar despesas inesperadas e se proteger de fraudes e golpes.

Afinal, o monitoramento permite a identificação e solução desses problemas com antecedência.

3- Faça a análise das despesas

Não basta monitorar, tem que analisar os gastos. Dessa forma, a empresa consegue verificar quais despesas são recorrentes para melhorar seu planejamento financeiro.

Se o departamento de marketing precisa fazer compras mensais de materiais para publicidade off-line, por exemplo, então essa despesa deve ser incluída no planejamento orçamentário do negócio.

4- Construa sua política de uso de cartão corporativo

Se você quer que seus funcionários utilizem o cartão corporativo da forma como a startup deseja, então precisa criar uma política de uso com regras objetivas e fáceis de entender.

É possível estabelecer limites de gastos e determinar quais despesas podem ser pagas com o cartão, por exemplo.

Além disso, é importante definir penalidades para os colaboradores que desobedecerem a essas regras.

Assim, essa política de uso incentiva o cumprimento das normas e ainda serve como material de consulta caso o colaborador tenha alguma dúvida sobre o uso do cartão.

5- Use a tecnologia para facilitar o controle de gastos

Associe o uso de cartão corporativo com ferramentas de gestão de despesas, que aumentam a segurança de dados e o processamento de informações.

Essas ferramentas podem ser utilizadas na forma de aplicativos, armazenar dados em nuvem, agilizar o fluxo de informações e até aprovar o pagamento de despesas.

Com isso, fica muito mais fácil fazer o gerenciamento financeiro das despesas e definir estratégias para economizar.

Seguindo essas dicas, o uso do cartão corporativo vai facilitar a gestão financeira da sua startup ou novo negócio e te ajudar a escalar seu negócio.

Carolina Peres